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Três dúvidas comuns quando escrevemos um e-mail
PUBLICADO EM: quinta-feira, 15 de março de 2018
COMUNICAÇÃO

TRÊS DÚVIDAS COMUNS QUANDO ESCREVEMOS UM E-MAIL

Em minhas aulas, percebo que há dúvidas comuns, recorrentes. Por isso, escolhi algumas para responder aqui.

Espero que essas dicas facilitem sua redação e você se sinta mais seguro e confiante em relação às mensagens que envia e à forma com que se relaciona com as pessoas por e-mail.

 

  1. O que devo fazer quando percebo que a pessoa não responde meu e-mail?

Há várias razões para isso acontecer e algumas perguntas podem ajudá-lo. Essa pessoa tem o costume de não responder e-mails? Ela tem acesso fácil ao e-mail? Há dificuldades com diferença de horários, turnos, fusos?

Uma dica nessa situação é deixar claro o que você espera dessa pessoa. Termine seu e-mail indicando o que quer dela. Informe prazos, melhor forma de recebimento, feche um acordo. Seja explícito como, “é possível me enviar os documentos até amanhã, às 17h?” ou “agradeço se puder enviar os documentos até amanhã, às 17h”.

Há casos em que a pessoa realmente não é fã de e-mails. Nesse caso, recorra a um velho recurso: telefone para ela.

 

  1. O que fazer com aquela pessoa que não tem paciência de ler o que escrevi até o fim ou simplesmente não lê o e-mail? O que fazer quando me ligam para perguntar algo que já expliquei no e-mail?

A resposta aqui não é tão simples, afinal, a tentação é ficar nervoso, dar uma resposta atravessada ou dizer claramente para ela ler o e-mail antes de incomodar quem o enviou. Não, essas não são boas soluções, pois, embora sejam sinceras, não levam a nada. Uma sugestão é ser um facilitador, um redator que simplifica em vez de complicar. Para isso, destaque as informações mais importantes. Você pode fazer isso com o uso do negrito (desde que não seja exagerado) ou com espaçamentos (desde que haja certo conforto visual no texto). Outra dica importante é trabalhar com tópicos, por exemplo, um convite para um evento: ponha em tópicos informações como local, data, horário. Quanto mais o texto for visualmente limpo e claro, mais fácil será sua leitura.

 

  1. O que fazer quando uma pessoa é grosseira ou sarcástica?

Não faça nada para começar a terceira guerra mundial. A troca de ofensas, alfinetadas ou rancores não vai trazer resultados. A dica aqui é simples: não construa provas contra si mesmo. E-mail não é lugar para brigas, pois não é o veículo adequado quando há emoções e sentimentos (descontrolados) envolvidos. Seja profissional. Trate do assunto em questão, vá direto ao ponto. E-mail não é um bom recurso para se discutir a relação. Caso a ofensa tenha sido muito grave ou a mágoa seja mais forte do que você, fale com a pessoa, mostre-lhe (usando os recursos adequados: tom de voz assertivo, gestos claros, expressões faciais) o que está acontecendo. Se for assedio, resolva o problema usando os meios certos. Isso é assunto para outra hora...

 

Quer saber mais sobre como usar essa e outras ferramentas da escrita? Conheça o curso de Redação Empresarial da Integração Escola de Negócios.

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