Receba nossas newsletters:

UM CANAL COM MATÉRIAS E CONTEÚDOS
EXCLUSIVOS SOBRE O MUNDO CORPORATIVO.
PARA CONSTRUIR A SUA LIDERANÇA.

Compartilhe:
icone facebook icone e-mail
MITSloan: O Problema do excesso de Informação
PUBLICADO EM: sexta-feira, 20 de janeiro de 2012
OUTRAS

MITSLOAN: O PROBLEMA DO EXCESSO DE INFORMAÇÃO

 

A Integração, em parceria com o MITSloan - Instituto de Tecnologia de Massachusetts - traz as melhores publicações do universo da ciência e tecnologia.

O Problema do excesso de Informação

Companhias que promovem uma série de iniciativas de melhoria ao mesmo tempo correm o risco de sobrecarregar os funcionários com muita informação.

O excesso de informação faz com que seus empregados cometam erros? Esse foi o caso que estudei em empresas de fabricação e reparo de aeronaves, que aplicavam uma série de iniciativas de melhoria Six Sigma.

Descobri que o uso, pelas organizações, de sofisticadas ferramentas de Six Sigma, muitas vezes, criavam uma sobrecarga de informação para os trabalhadores de fábrica. Estes trabalhadores recebiam centenas de páginas de material de treinamento para estudo, com a expectativa de que conduzissem extensa interpretação e análise de dados. 

Isso, para muito deles, criou uma "sobrecarga cerebral", especialmente porque também tiveram de lidar, simultaneamente, com operações diárias complexas. Ao longo do tempo, os funcionários tornaram-se oprimidos e começaram a cometer erros primários. Como o desempenho da produção escorregou e questões de segurança tornaram-se um problema, eles simplesmente optaram por sair do Six Sigma e regredir para as velhas formas de trabalho. 

E o problema não ocorre apenas quando envolve Six Sigma. Em um número de empresas que eu tenho observado nos últimos anos, inúmeras atividades de melhoria contínua resultam em uma enorme quantidade de informações para os funcionários.

Exemplo em outra empresa: Uma alteração no design dos produtos substituiu materiais utilizados para a fabricação dos mesmos por novos. Esta mudança benigna gerou mais de 47 páginas de instruções e desenhos de engenharia que poderíam cobrir o piso de um escritório inteiro. Ao mesmo tempo, o departamento de manutenção implementou um programa de Manutenção Produtiva Total (TPM), bem organizado e com todas as atividades relacionadas à implementação meticulosamente descritas em 69 páginas de texto. Enquanto isso, o departamento de Recursos Humanos havia atualizado as 23 páginas do manual do programa de segurança.  E um programa de sustentabilidade recém-formado para tornar o processo de fabricação ambientalmente amigável desenvolveu um plano detalhado em 42 páginas de texto, com 31 slides destinados ao programa de treinamento. Em paralelo, o grupo de tecnologia da informação estava terminando o manual de implementação de um novo ERP, com mais de 200 páginas de instruções, isso com o sistema antigo correndo ao mesmo tempo, o que gerava muitos problemas e duplicação de relatórios. Um funcionário frustrado disse: "Nosso sistema manual era lento, tínhamos 10 erros todos os dias, agora, o sistema ERP é rápido e temos mil erros todos os dias".

A lição para os executivos? Manter um número de iniciativas de melhoria simultânea gera sobrecarga de informação desnecessária sobre quem executa os programas, já que centenas de páginas de slides de treinamento ou manuais têm de ser estudados e compreendidos para gerar mudança. Executivos precisam simplificar ou consolidar suas iniciativas de melhoria em uma ou duas por vez. Isso vai criar um processo mais simples de entender e fácil de dirigir de baixo para cima. 

Comentários: