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O seu líder sabe o que você anda fazendo?
PUBLICADO EM: quinta-feira, 16 de outubro de 2014
SECRETARIADO

O SEU LÍDER SABE O QUE VOCÊ ANDA FAZENDO?

Toda empresa precisa gerar resultados para sobreviver e permanecer  no mercado. Como mensurá-los, de forma quantitativa ou qualitativa? Essa é a questão. O conceito nasceu nos anos sessenta, com as filosofias de qualidade. Mas só nas últimas décadas o mundo dos negócios passou a valorizar a seguinte máxima: " o que a organização define como indicador é o que ela vai ter como resultado”. O assunto é amplo e por isso convidamos a professora Bete D´elia, da Integração Escola de Negócios, para indicar o melhor caminho.
 
"A maioria das empresas elege apenas os indicadores dos colaboradores da área fim, deixando de lado os índices da área meio. É nesse cenário que se inserem os profissionais de secretariado.  Agora, o que são “área fim" e "área meio”?. Vamos tomar como exemplo uma corrida de Fórmula 1. Os protagonistas do “produto fim” são representados pelo carro e pelo piloto. Que por sua vez, precisa da área “meio”, representada pela equipe do Pit stop. A importância de ambos fica evidente se pensarmos que uma escuderia pode ter o melhor piloto e o carro mais potente, mas se o Pit stop falhar, a vitória fica comprometida", diz Bete. E continua:
 
"A inexistência dos indicadores de resultado para o secretariado causa inúmeros prejuízos. Seja para o profissional: falta de motivação e de visibilidade da sua atuação. Seja para os gestores e empresas: falta de parâmetros para valorizar e mensurar as atividades, o que exclui o colaborador dos programas da organização, como participação nos lucros. Com isso, muitas pessoas sentem defasagem entre o que fazem e o que é percebido pelos gestores na avaliação de desempenho. Mas afinal, o que são esses indicadores? Representam a capacidade de medir a eficiência do nosso trabalho, quantificando e qualificando todas as nossas ações para a empresa, executivos e áreas relacionadas."
 
Robert S. Kaplan e David P. Norton, em artigo publicado pela Harvard Business Rewiew, afirmam: “O que é medido é conseguido”. Só que alguns aspectos aumentam a dificuldade para os profissionais desenvolverem seus indicadores. Se a característica da função for polivalente, com demandas simultâneas e inúmeras interrupções, por exemplo. Ou a forma subjetiva com que a pessoa descreve sua rotina de trabalho. Paralelamente à criação dos indicadores, o colaborador precisa desenvolver uma linguagem objetiva que possibilite aos gestores obterem a real dimensão do que fazem, quanto fazem e por que fazem.
 
Então a pergunta que não quer calar: como criar indicadores de resultado para o profissional de secretariado? Segundo Bete, a primeira atitude é conhecer esses indicadores, as ferramentas de gestão e procurar exemplos aplicados a outros profissionais. A segunda é a realização de um diagnóstico na empresa em que atua, para identificar as ferramentas de gestão utilizadas, as áreas e os profissionais envolvidos. É indispensável
conhecer o negócio, a filosofia, a cultura institucional, o perfil dos gestores e a forma como o trabalho secretarial é percebido e valorizado. A escolha do tipo de indicador – quantitativo ou qualitativo – deve levar em conta esse diagnóstico, além da autopercepção da profissão.
 
"Nas situações em que o rendimento do profissional for negativo, por falta de consciência do que faz, do quanto faz e da exata dimensão do trabalho, recomendamos estabelecer indicadores quantitativos, que dão visibilidade à produtividade, além de mostrarem quais as atividades mais representativas. Outro aspecto que justifica a implantação deles é a possibilidade de apresentar aos gestores as principais atividades realizadas, a quantidade e duração. Como a essência do trabalho secretarial é gerar soluções e resultados, muitas vezes os líderes desconhecem os processos necessários, as etapas e o tempo investido", insiste Bete.
 
Indicadores Quantitativos são os que possibilitam medir em quantidade e média de tempo as atividades mais representativas no dia a dia. As atividades secretariais passam a ser “Áreas de Resultado”. Todas podem ser mensuradas e/ou devem ser escolhidas as mais representativas:
• Atendimento ao cliente
• Assessoramento ao gestor
• Organização de reuniões
• Organização de viagens
• Redação de documentos (em português e /ou outro idioma).
 
Já para construir os Indicadores Qualitativos, segundo Fernando Aguiar Camargo, em seu estudo sobre indicadores de resultado, é preciso:
• Nomear o indicador
• Definir o seu objetivo
• Estabelecer sua periodicidade de medição
• Indicar o responsável pela geração e divulgação
• Definir sua fórmula de mensuração
• Indicar seu intervalo de validade
• Listar as variáveis que permitem a mensuração
• Apontar onde e como as variáveis vão ser capturadas
 
Para finalizar, Bete dá uma dica para o sucesso do profissional de secretariado: " tenha paixão pela profissão, entenda do negócio e desenvolva uma visão sistêmica para poder assessorar na parte estratégica. Agora, acima de tudo, é preciso gostar de superar desafios, encantar o cliente e continuar aprendendo em todos os sentidos.
 
* Bete D'Elia, professora da Integração Escola Negócios, onde ministra o curso de Formação de Secretariado. Clique aqui e conheça o programa do curso. 

 

 

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